個人データの取扱いに関する特約

本特約は、株式会社ModeNote（以下「当社」といいます）が提供する ModeNote.Voice（以下「本サービス」といいます）の利用規約（以下「本規約」といいます）第6条の2に基づき、本サービスの利用者（以下「利用者」といいます）が当社に取扱いを委託する個人データの取扱いについて定めるものです。本特約は本規約の一部を構成します。

第1条（目的）

1. 本特約は、利用者が本サービスの利用にあたり当社に送信する個人データについて、利用者を委託者、当社を受託者とする個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます）第27条第5項第1号に定める個人データの取扱いの委託に関し、同法第25条に基づく委託先の監督に必要な事項その他の取扱条件を定めることを目的とします。
2. 医療機関である利用者においては、本特約は、厚生労働省「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」が個人データの取扱いを委託する場合に求める委託契約に相当するものとして取り扱うことができます。

第2条（定義）

1. 「委託個人データ」とは、利用者が本サービスを通じて当社に送信する音声、テキストその他の情報のうち、利用者にとって個人データ（個人情報保護法第16条第3項）に該当するものおよびこれらを処理して生成される情報をいいます。
2. 「要配慮個人情報」とは、個人情報保護法第2条第3項に定めるものをいい、患者の病歴、診療情報、健康診断の結果等を含みます。
3. 「マスキング処理」とは、文字起こしにより生成されたテキストから、氏名その他の個人を識別することができる記述を自動的に検出し、置換または削除する処理をいいます。
4. 「再委託先」とは、当社が委託業務の遂行のために委託個人データの取扱いを再委託する事業者をいい、別表1に記載するものをいいます。

第3条（契約の成立）

1. 利用者が本サービスの利用登録を完了した時点、または有料プランの申込み（サブスクリプション契約の締結）を完了した時点で、利用者と当社との間に本特約を内容とする個人データの取扱いの委託に関する契約（以下「本委託契約」といいます）が成立するものとします。
2. 本委託契約の成立には、契約書その他の書面の作成、記名押印および電子署名を要しません。
3. 当社は、本委託契約の成立日時、利用者が同意した本規約および本特約の版数その他必要な事項を記録し、保存します。
4. 当社は、利用者の求めに応じ、前項の記録に基づく契約締結証明書を発行します。
5. 利用者が別途書面による委託契約書の締結を希望する場合、当社は個別の協議に応じます。この場合、当該書面に本特約と異なる定めがあるときは、当該書面の定めが優先します。

第4条（委託業務の範囲）

1. 当社が本委託契約に基づき受託する業務（以下「委託業務」といいます）は、以下に限られます。
   1. 利用者が本サービスを通じて送信する音声について、音声認識処理を行いテキストに変換すること
   2. 前号のテキストにマスキング処理を行ったうえで、AIモデルを用いてSOAP形式等のカルテ記載案を生成すること
   3. 前2号の処理結果を利用者に返却し、および利用者が本サービス上で参照できるよう記録として保存すること
   4. 前各号に付随する本サービスの提供および運用
2. 本委託契約は、個人データの取扱いの委託に関するものであり、以下を委託の対象に含みません。
   1. 診療、看護、検査その他の医療行為および診断支援
   2. 診療録その他の診療に関する諸記録の作成、記載および管理
   3. 利用者が行うべき業務そのものの処理または代行
3. 本サービスが生成するカルテ記載案は記載の補助であり、医学的な判断または診断を提供するものではありません。生成内容の確認、修正、採否および電子カルテへの記録の最終的な責任は、担当医師である利用者に帰属します。

第5条（委託個人データの内容）

マスキング処理は技術的手段であり、その完全性を保証するものではありません。当社は、マスキング処理後のテキストについても、本特約に基づく委託個人データとして取り扱います。

第6条（利用目的の制限）

1. 当社は、委託個人データを委託業務の遂行に必要な範囲内でのみ取り扱い、それ以外の目的で利用しません。
2. 当社は、委託個人データを、本サービスの機能改善、統計、宣伝その他の当社の自己の目的のために利用しません。ただし、特定の個人を識別することができない形に加工された利用量、処理時間等の統計情報については、この限りではありません。
3. 当社は、利用者の事前の同意なく、委託個人データを第三者に提供しません。ただし、第9条に定める再委託先への提供および法令に基づく場合を除きます。

第7条（安全管理措置）

1. 当社は、委託個人データの漏えい、滅失または毀損の防止その他の安全管理のため、別表2に定める措置を講じます。
2. 当社は、委託個人データの取扱いに係る安全管理措置について、セキュリティに関するご説明において公表します。

第8条（従業者の監督および秘密保持）

1. 当社は、委託個人データを取り扱う従業者を必要最小限の範囲に限定し、当該従業者に対して必要かつ適切な監督を行います。
2. 当社の役員および従業者は、委託個人データについて、在職中および退職後を問わず秘密を保持し、第三者に開示または漏えいしません。
3. 当社は、委託個人データを取り扱う従業者に対し、個人情報の保護に関する教育および研修を実施します。

第9条（再委託）

1. 当社は、委託業務の遂行に必要な範囲で、別表1に記載する事業者に対し委託個人データの取扱いを再委託します。利用者は、本特約への同意をもって、当該再委託に同意したものとします。
2. 当社は、再委託先との間で、本特約と同等以上の個人データの保護義務を課す契約（Data Processing Addendum 等）を締結し、再委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。
3. 当社が別表1の再委託先を追加または変更する場合、当社は、変更の効力発生日の30日前までに、変更内容および効力発生日を本サービス上での掲示またはメールにより利用者に通知します。
4. 利用者は、前項の変更に同意しない場合、効力発生日までに本サービスの利用を終了することにより、本委託契約を解約することができます。
5. 別表1の再委託先には外国にある事業者が含まれます。当社は、個人情報保護法第28条の規定に従い、当該事業者の所在国および講じている保護措置に関する情報をプライバシーポリシーにおいて提供します。

第10条（AIモデルの学習利用の禁止）

1. 当社および再委託先は、委託個人データを、AIモデルの学習、再訓練または改善のために利用しません。
2. 当社は、音声認識およびAI処理を行う再委託先との間で、商用APIの利用契約に基づき前項の取扱いが確保されていることを確認しています。

第11条（保存期間および消去）

1. 音声データは、当社のサーバーおよびデータベースに保存しません。音声データはリアルタイムのストリーミング処理にのみ使用され、文字起こし処理の完了時に即時に破棄されます。
2. マスキング処理前の文字起こしテキストは保存しません。
3. 当社は、マスキング処理後のテキストおよびAI生成結果を、利用者が本サービス上で過去の記録を参照できるようにする目的で保存します。
4. 前項のデータの保存期間は、利用者のアカウントが削除される時までとします。利用者は、本サービスの管理画面から、または当社に対する請求により、いつでも当該データの削除を求めることができます。
5. 再委託先における不正利用監視等を目的とした一時的な保持については、別表1に記載します。当該保持期間の経過後、データは再委託先において自動的に削除されます。

第12条（漏えい等が発生した場合の対応）

1. 当社は、委託個人データについて漏えい、滅失、毀損その他の個人データの安全の確保に係る事態（そのおそれのある場合を含みます）が発生した場合、当該事態を認識した後速やかに、遅くとも72時間以内に、利用者に通知します。
2. 当社は、前項の事態について、判明している事実関係、原因、影響を受ける可能性のあるデータの範囲、二次被害またはそのおそれの有無および再発防止策を利用者に報告します。
3. 当社は、利用者が個人情報保護法第26条に基づき個人情報保護委員会への報告および本人への通知を行うにあたり、必要な情報の提供その他の協力を行います。
4. 医療機関である利用者が所轄官庁への報告を要する場合、当社は当該報告に必要な情報を提供します。

第13条（利用者による確認および監査）

1. 当社は、委託個人データの取扱状況について、利用者の求めに応じ、書面（電磁的方法を含みます）により報告します。
2. 有料プランを利用する利用者は、1年に1回を限度として、合理的な期間をおいた事前の通知のうえ、当社における委託個人データの取扱状況について監査を行うことができます。
3. 前項の監査は、当社の営業秘密および他の利用者の情報の保護に配慮した方法により行うものとします。当社は、セキュリティに関する資料の提供または回答書の交付をもって監査に代えることを提案することができ、利用者が合理的にこれに応じられる場合は当該方法によるものとします。
4. 当社は、委託個人データの取扱いに関して法令違反または本特約違反を発見した場合、速やかに是正し、利用者に報告します。

第14条（利用者の責任）

1. 利用者は、委託個人データを適法に取得していること、および本サービスへの送信が利用者の公表する利用目的の範囲内であることを確認する責任を負います。
2. 利用者は、個人情報保護法第21条に基づく利用目的の公表または通知（院内掲示の更新等）その他本人に対して必要な措置を、自らの責任において実施するものとします。
3. 利用者は、録音の開始にあたり、診療の場において必要な説明を行うなど、患者の理解に配慮した運用を行うものとします。
4. 利用者は、委託業務の遂行に必要のない個人データを本サービスに送信しないよう努めるものとします。
5. 利用者は、本サービスのアカウントおよびライセンスキーを適切に管理し、権限のない者に本サービスを利用させないものとします。

第15条（本特約の変更）

1. 当社は、法令の改正、再委託先の変更、本サービスの仕様変更その他の合理的な理由がある場合、本特約を変更することができます。
2. 利用者の権利義務に重要な影響を及ぼす変更を行う場合、当社は、変更の効力発生日の30日前までに、変更内容および効力発生日を本サービス上での掲示またはメールにより通知します。
3. 利用者は、前項の変更に同意しない場合、効力発生日までに本サービスの利用を終了することにより、本委託契約を解約することができます。

第16条（有効期間および終了時の措置）

1. 本委託契約は、第3条に定める成立日から、利用者のアカウントが削除された日または本サービスの利用契約が終了した日のいずれか遅い日まで有効とします。
2. 本委託契約の終了後、当社は、保有する委託個人データを速やかに消去します。ただし、法令により保存が義務づけられる場合は、当該法令の定める期間保存します。
3. 利用者の求めがある場合、当社は、前項の消去の完了を書面（電磁的方法を含みます）により報告します。
4. 第8条（従業者の監督および秘密保持）、第12条（漏えい等が発生した場合の対応）および第17条（損害賠償）の規定は、本委託契約の終了後も有効に存続します。

第17条（損害賠償）

1. 当社が本特約に違反し、これにより利用者に損害が生じた場合、当社は、利用者に対し当該損害を賠償する責任を負います。
2. 前項に基づく賠償額は、本規約第11条（損害賠償の制限）の定めに従うものとします。ただし、当社の故意または重大な過失に起因する場合は、この限りではありません。

第18条（準拠法および管轄裁判所）

本特約の準拠法および紛争が生じた場合の管轄裁判所については、本規約第12条の定めを準用します。

別表1　再委託先

決済処理を行う Stripe, Inc. は、当社の再委託先ではなく、同社のプライバシーポリシーおよび利用規約に基づき決済情報を独自に取り扱う事業者です。当社はクレジットカード番号等の決済情報を取得・保持しません。詳細はプライバシーポリシーをご参照ください。

別表2　安全管理措置

第19条（お問い合わせ）

契約締結証明書は、契約締結証明書の発行ページにてライセンスキーを入力いただくことで、いつでも発行・印刷いただけます。

本特約に関するお問い合わせ、監査のお申し出、書面による委託契約書の締結のご希望は、お問い合わせフォームよりご連絡ください。

制定日: 2026年7月29日
株式会社ModeNote